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Apr
26
Neue Kundenreferenz: Prozessautomatisierung mit HATAHET und SharePoint spart dem Umweltbundesamt einen Personentag pro Projekt

Perfect day

Das Umweltbundesamt ist  Österreichs größte ExpertInnen-Einrichtung für Umwelt und bietet umfassende Beratung zu allen Umweltthemen. Ziel ist es, nachhaltige Lösungen aufzuzeigen, welche für den Kunden zudem ökonomische Vorteile schaffen.

Im Zuge der geplanten Migration von SharePoint 2010 auf SharePoint 2013 sollten gleich einige weitere Schritte gesetzt werden. So sollte der Zugriff und die Integration von externen Partnern umgesetzt und daher auch eine Umstellungsmöglichkeit der Sprache auf Englisch eingeführt werden. Da die Self-Service Provisionierung der Projekte für das Umweltbundesamt nicht nur absolut relevant, sondern auch durch die hohe Projektanzahl mit einem großen Einsparungspotential verknüpft ist, sollte zudem die Provisionierungslogik entsprechend erweitert und ausgebaut werden.

„Wir sparen pro Projekt einen Personentag an
Einrichtungs- und Erklärungszeit. Das bedeutet
mehr Zeit für andere Aufgaben.“
Jörg Voss, IT Softwareentwicklung, Umweltbundesamt

Lesen Sie die ganze Story >> PDF-Download


Hier noch die Key-Facts…

Herausforderung

  • Integration von externen Benutzern
  • Möglichkeit der Sprachwahl zwischen Deutsch und Englisch
  • Self-Service mit Erweiterung der Provisionierungslogik
  • Migration ohne den laufenden Betrieb zu beeinflussen

Lösung

  • Automatische Generierung der Projektbereiche durch die Provisioning Engine
  • Provisionierung und Deprovisionierung mittels Helpdesk
  • Zugriffsregeln durch Infogruppen einfach festzulegen
  • bessere Aufgabenverfolgung

Vorteile

  • Ersparnis von einem Personentag pro Projekt durch Automatisierung bei der Projektanlage
  • Standardaufgaben werden automatisiert erledigt
  • Idente Seiten durch Templates ermöglichen ein rasches Zurechtfinden
  • Externe Nutzer haben sicheren Zugriff und können Daten selbst warten
Kategorien:  SharePoint 2013Referenz

Apr
15
FINALE AGENDA! Next Destination > SharePoint 2016 Productivity

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Was bedeutet es langfristig für die Entwicklung von Formularen und Workflows, dass es InfoPath 2016 und SharePoint Designer 2016 nicht mehr gibt? Welche Migrationsvarianten nach SharePoint 2016 und/oder Office 365 SharePoint Online gibt es vom Hersteller und 3rd Party? Mit welchen Neuerungen warten Office 365 Groups, NextGen Portals, Delve und Office 365 Video auf?

Das sind nur 3 von vielen Fragen, welche unsere Veranstaltung am 12. Mai beantworten wird. Eine genaue Agenda ist bereits verfügbar, und es gibt wieder einige spannende, technisch orientierte Vorträge.

Details unter http://www.hatahet.eu/events/Seiten/Event_next%20destination_12052016.aspx


Mär
31
Durable Links in SharePoint 2016 und Office 365 SharePoint Online nutzen

Allgemeines

Wer kennt das Problem nicht: ein Link zu einem Dokument funktioniert nicht mehr, weil das Dokument unbenannt und/oder verschoben wurde. SharePoint 2016 bietet in Zusammenhang mit den Office Online Server (Nachfolger vom Office Web Apps Server) der neuen integrierten “Durable Links” Funktionalität eine eindeutige Kennung für Dokumente und somit einen quasi eindeutigen Link zu einem Dokument. Links auf unbenannte und/oder verschobene Dokumente funktionieren also weiterhin, ein echter Mehrwert, wie ich empfinde.

HINWEIS: Und wer sich die Technik On-Premises nicht “antun” will, kann selbstverständlich das ganze auch mit Office 365 SharePoint Online nutzen, da wäre alles also sofort betriebsbereit. Einer der Mehrwerte der Cloud oder von SaaS Lösungen - in diesem Fall.

Durable Links arbeiten dabei innerhalb einer Farm im Gegensatz zu der in SharePoint 2013 bereitgestellten Document-ID Funktionalität, die Document-IDs innerhalb einer Site Collection ermöglicht hat und somit auch noch nicht so ganz durchgängig war meiner Meinung nach. Durable Links sind nun die logische Erweiterung in SharePoint 2016.

Und so funktioniert es im UI …

Um einen Durable Link zu bekommen muss der Link über das so genannte “Document Preview Panel” (=Dokumentvorschau, siehe Screenshot unten) abgerufen werden. Der Link funktioniert dann eben auch, wenn das Dokument umbenannt oder verschoben wird.

HINWEIS: Leider funktioniert das alles nicht wie seit Jahren allgemein üblich, also wenn man über die rechte Maustaste auf das Dokument die “Link kopieren” Funktion verwendet. Als Benutzer muss man also wissen, dass man den Link über die Dokumentvorschau (wie oben im Screenshot veranschaulicht) abrufen. Finde ich persönlich schwach, da man dies Benutzern einmal erklären muss und wenn man tausende von Benutzern hat ist dies nicht immer allzu einfach in der Praxis. Vielleicht kommt das ja auch noch, dass dies dann auch im Benutzerinterface durchgängig wird, ich würde mir das sehr wünschen.

Hier nun ein Beispiel dazu…

SharePoint 2016 Neue Durable Links Funktionalität (HATAHET, NaHa)

Dateiname: BEISPIEL_SHAREPOINT_DURABLE_LINKS.docx

Link: https://hatahet.sharepoint.internal/sites/pro_gho/Freigegebene%20Dokumente/BEISPIEL_SHAREPOINT_DURABLE_LINKS.docx?d=we96d9fa5a5c643c382adaa6710baa2df

Der Link enthält im URL-Parameter d={} eine Site-ID und eine Document-ID, damit die Durable Link Funktionalität eben über die Grenzen einer Site Collection ebenfalls funktioniert, wenn also ein Dokument über Site Collections hinweg verschoben wird.

Nun benennen wir die Datei einfach mal um und schauen uns den “neuen Link” dazu einfach mal an…

Dateiname: UMBENANNT_BEISPIEL_SHAREPOINT_DURABLE_LINKS.docx

Neuer-Link: https://hatahet.sharepoint.internal/sites/pro_gho/Freigegebene%20Dokumente/UMBENANNT_BEISPIEL_SHAREPOINT_DURABLE_LINKS.docx?d=we96d9fa5a5c643c382adaa6710baa2df

Nach dem umbenennen bleiben also beide Links aktiv, über den URL-Parameter d={} sieht man, dass sich die eigentliche ID nicht geändert hat und das Dokument bleibt dadurch auch unter dem “alten” Link weiter erreichbar und man wird auf den neuen Link quasi umgeleitet.

Was passiert nun aber, wenn man nun eine neue Datei mit dem gleichen Namen wie der des ursprünglichen Dokuments welches umbenannt wurde hochladet?

Hier sieht der Link nun wie folgt aus und man kann schon sehr gut erkennen, dass eine neue ID von der Durable Links Funktionalität generiert in SharePoint 2016 generiert wurde:
https://hatahet.sharepoint.internal/sites/pro_gho/Freigegebene%20Dokumente/BEISPIEL_SHAREPOINT_DURABLE_LINKS.docx?d=wcbde145e2a38486ebdf0b4fddc0a137e

Perfekt!

Und wer Durable Links “coden” will …

Und wer das alles per Code verwenden will, das funktioniert natürlich auch und würde dann wie folgt aussehen:

*snip*

$web = Get-SPWeb http://sharepoint2016.hatahet.intern
$list = $web.Lists["Documents"]
$item = $list.Items[0]
$item.File.LinkingUrl

*snip*

HINWEIS: Das SharePoint 2016 Durable Links Feature funktioniert ebenfalls mit den Office Web Apps Server 2013 Technologien, also man muss nicht unbedingt den neueren Office Online 2016 Server verwenden.

Durable Links sind somit ein echter SharePoint 2016 und Office 365 SharePoint Online Produktivitätsmehrwert. Vor allem die Endbenutzer werden sich darüber sehr freuen, wenn Links weiterhin funktionieren, wenn das Dokument umbenannt oder verschoben wurde.

Super, oder?

LG
Nahed Hatahet | nahed@hatahet.eu


Mär
29
Interview zum Global Azure Bootcamp 2016 mit Rainer Stropek

Wie schon letztes Jahr hat Rainer Stropek (im Bild rechts) wieder zu ein paar spannenden Fragen Stellung genommen!

Header für Blogeintrag

Nahed Hatahet: Hallo Rainer, erstmal vielen Dank, dass du uns an dieser Stelle wieder Rede und Antwort stehen willst! Am 16.04.2016 veranstaltest Du heuer schon zum dritten Mal mit dem Global Azure Bootcamp die Community Veranstaltung zum Thema Azure. Was werden heuer die Schwerpunktthemen sein? Muss ich schon Erfahrungen mit Azure haben, um bei den doch sehr technischen Vorträgen mitzukommen?

Rainer Stropek: Das Global Azure Bootcamp ist dieses Jahr so groß wie noch nie. Erstens haben wir eine neue Location, den Wissensturm in Linz. Uns steht das ganze 15. Stockwerk zur Verfügung. Zweitens gibt es vier parallele Tracks. Und drittens haben wir die Sessions auf 45 Minuten gekürzt, um mehr unterschiedliche Themen anbieten zu können. So können Besucher sich rasch einen Überblick verschaffen und abschätzen, ob sie sich zu Hause oder in anderen GAB-Sessions mit Details beschäftigen möchten.

Neben den beiden „Klassikern“ unter den Tracks – Einführung in Azure und Softwareentwicklung mit Azure – gibt es diesmal zwei Besonderheiten: Ein Track ist dem Thema DevOps gewidmet und einer dem Internet of Things (IoT). Man sieht also: Das Global Azure Bootcamp geht mit der Zeit und entwickelt sich weiter.

Durch den Mix an Sessions ist das Bootcamp passend für Leute ohne Erfahrung und für Expertinnen und Experten, die ihr Wissen in spezifischen Bereichen vertiefen möchten. Wer unsicher ist, ob das Event zu ihr oder ihm passt, findet eine Liste aller Sessions und Speaker unter http://globalazurebootcampaustria2016.sched.org/

Nahed Hatahet: Immer wieder ist vom Fachkräftemangel in Österreich zu hören, es fehle einfach an qualifiziertem Personal mit entsprechender praxisorientierter Ausbildung. Ich selbst bin auch der Meinung, dass wir hier – bei allen Stärken und Vorteilen die unser Standort bietet – noch einen sehr großen Aufholbedarf haben. So hat in meinem Unternehmen die spezialisierte Ausbildung der Mitarbeiter einen großen Stellenwert.
Du bist Community Regional Director für Azure in Österreich und hast auch ein eigenes Unternehmen. Wie siehst du dieses Thema?

Rainer Stropek: Gute Leute sind in allen Branchen schwer zu finden. Leider ist die Situation in den technischen und naturwissenschaftlichen Bereichen besonders schwierig. Jammern hilft da nichts. Als Unternehmen müssen wir aktiv werden. Wir engagieren uns speziell im Bereich Community. Das Global Azure Bootcamp ist nur eine unserer Initiativen. Daneben sind wir auch im Bereich Kinder- und Jugendarbeit mit dem CoderDojo Linz (http://coderdojo-linz.github.io/) tätig.

Meiner Meinung nach sollten alle Firmen, die nachhaltig arbeiten wollen, Ausbildung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie Investitionen in regionale Communities als wichtige Themen betrachten. Nur so begeistern wir junge Menschen für Softwareentwicklung und machen lebenslanges Lernen – ein wichtiger Erfolgsfaktor in unserer Branche – attraktiv.

Nahed Hatahet: Die Cloud und vor allem Microsoft Office 365 und Microsoft Azure gehören auch 2016 wieder zu Top Themen bei Kunden und Partnern, sowohl wenn es um Chancen geht als auch um Risiken.  Ich glaube, dass wir immer noch in einer gewissen Aufklärungsphase stecken, und vielfach noch Unsicherheit herrscht, wie genau mit diesen neuen Technologien nun „Business“ gemacht werden kann. Du bietest mit deinem Unternehmen ja selbst eine in Azure betriebene Zeiterfassungslösung an. Wirst du von Kunden oft mit Fragen zu Datensicherheit oder der Vertrauenswürdigkeit solcher Lösungen konfrontiert? Wie gehst du damit um?

Rainer Stropek: Fragen nach Datenschutz und Datensicherheit sind in unserer digitalisierten Welt zurecht an der Tagesordnung. Es geht dabei nicht so sehr um Cloud oder nicht Cloud. Gerade kürzlich zeigte eine Studie wieder haarsträubende Sicherheitslücken in Netzwerk-Geräten auf. Wenn man sich gegen Cloud entscheidet, muss man sich damit auseinandersetzen. Bei Cloud gilt es, den richtigen Partner zu finden.

Wir versuchen, unseren Kunden Sicherheit durch größtmögliche Offenheit zu geben. Unser Ziel ist es, Vertrauen aufzubauen. Wir sprechen klar aus, welche Cloud-Dienste wir verwenden. Wir schreiben darüber, wie wir die Daten unserer Kunden speichern und verarbeiten. Geheimniskrämerei ist keine Sicherheitsstrategie. Wenn ein Kunde Bedenken hat was die Sicherheit seiner Daten in der Cloud betrifft, setzen wir uns damit auseinander und versuchen, Missverständnisse auszuräumen. Manchmal werden dadurch Türen in Richtung Cloud geöffnet. Manchmal bleiben aber Vorbehalte übrig, die wir ernst nehmen und bei denen wir mit Kunden hybride Lösungen – also Kombinationen des Besten aus beiden Welten – erarbeiten.

Nahed Hatahet: Seit ein paar Tagen ist SharePoint 2016 nun verfügbar. Wir beschäftigen uns natürlich schon länger sehr intensiv mit dieser neuen Version und eines ist klar: Die hybriden Einsatzmöglichkeiten sind sehr groß. Mir zeigt das einmal mehr, dass die Welt hybrid ist und bleibt. Gibt es deiner Meinung nach Szenarien, in denen eine hybride Umgebung der Cloud überlegen ist?

Rainer Stropek: Aus meiner Sicht machen hybride Lösungen häufig Sinn. Was soll eine Firma machen, an deren Standort keine ausreichende Internet-Infrastruktur verfügbar ist? Wie soll man damit umgehen, wenn rechtliche Rahmenbedingungen gewisse Einschränkungen in Sachen Cloud-Nutzung vorgeben? Wer will schon eine kürzlich angeschaffte, lokale IT-Infrastruktur wegwerfen nur weil „Cloud“ ein aufstrebender Trend ist?

Als Berater haben wir meiner Ansicht nach die Aufgabe, bei Kunden „Bauchentscheidungen“ zu reduzieren und eine Grundlage für bewusste, fundierte Entscheidungen aufzubereiten. SaaS-Anbieter wie wir haben den Vorteil, dass wir die Möglichkeiten haben, ausreichend Zeit und Aufmerksamkeit in die vielfältigen Herausforderungen im Bereich Cloud zu investieren. Wenn unsere Kunden unsere fertigen SaaS-Lösungen in Anspruch nehmen, können wir ihnen die Klärung vieler Detailfragen abnehmen. Sie können sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren und wir sorgen dafür, dass die Cloud optimal genutzt wird.

Nahed Hatahet: Letztes Jahr haben wir an dieser Stelle das Interview mit einem kleinen „Ausflug“ zu deinen privaten Interessen als Bienenzüchter beendet. Du hast uns erzählt, dass Softwareentwickler einiges von den Bienen lernen können, Stichwort „Schwarmintelligenz“. Wie wichtig ist eigentlich das Thema der Nachhaltigkeit für dich generell, einerseits als Unternehmer und andererseits als Privatmensch?

Rainer Stropek: Privat legen wir großen Wert auf Nachhaltigkeit und Umweltverträglichkeit. Wir versuchen, unseren ökologischen Fußabdruck klein zu halten. Die Imkerei ist in dieser Hinsicht ein wunderbares Hobby. Während in unserem Job Technik im Mittelpunkt steht, sorgen die Bienen für eine gewisse Naturverbundenheit. Seit wir Bienen halten habe ich mehr über Pflanzen und Insekten gelernt, als in meiner ganzen Schulzeit. Dieser Ausgleich zum Job ist mir viel wert.

Nahed Hatahet: Rainer, vielen Dank für Deine Zeit und das wie immer sehr interessante und wertvolle Gespräch. Lass mich auch die Gelegenheit nutzen an dieser Stelle hervorzuheben, was du für die Community leistest! Danke!


>> JETZT ZUM GLOBAL AZURE BOOTCAMP ANMELDEN!

(Aktuell besteht bereits eine Warteliste > Melden Sie sich dennoch in jedem Fall an, Plätze werden nach Absagen wieder verfügbar!)

http://globalazurebootcampaustria2016.sched.org/


Mär
17
Neue Kundenreferenz mit HSG Zander: Kürzere Wege, reale Einsparungen - Erfolgreiche SharePoint 2013 Implementierung mit HATAHET

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Die HSG Zander GmbH hat ihren Sitz in Wien und gehört mehrheitlich zur Bilfinger HSG Facility Management GmbH in Deutschland. Das Unternehmen ist einer der führenden Komplettanbieter von Facility Management in Österreich und betreut Kunden während der Planung und Errichtung von Immobilien ebenso wie in der Nutzungsphase.

Gesucht wurde eine passende Lösung, um den Mitarbeitern die produktive Zusammenarbeit zu erleichtern. Es sollten nicht nur klassische Intranet-Funktionalitäten wie beispielsweise ein Newsbereich, sondern auch Abteilungs- und Teamsites und Austauschmöglichkeiten für Dokumente geschaffen werden.

Des Weiteren wollte man die Workflows in die neue Lösung integrieren. Bald war klar, dass die HATAHET productivity solutions als erfahrener Partner mit der Unterstützung der hauseigenen IT Abteilung beauftragt werden sollte.
Nach einigen Trainings durch HATAHET, in denen nicht nur der SharePoint allgemein sondern besonders die Workflow Engine thematisiert wurde, setzte das IT-Team von HSG Zander das neue Intranet zum größten Teil selbst um. Kleinere Probleme wurden in Review-Terminen besprochen und beseitigt.

Im Vergleich zur früheren Zusammenarbeit über Fileshares sind die Vorteile der neuen Lösung mannigfaltig: Versionierung, umfangreiche Suchmöglichkeiten durch die Indizierung der Dokumente und Co-Authoring ermöglichen den Mitarbeitern, einfach und effizient zu collaborieren.

Doch besonders das Thema Workflow hat für HSG Zander die Erwartungen voll erfüllt: IT-Leiter Daniel Binder: „Die Übernahme der Workflows mittels SharePoint bringt unserem Unternehmen reale Einsparungen auf vielen Ebenen. Einerseits sind wir unserem Ziel des papierlosen Büros näher gekommen, andererseits sind die kürzeren Wege nicht nur für die Außendienstmitarbeiter eine echte Zeitersparnis.“

Lesen Sie die ganze Story >> PDF-Download


Hier noch die Key-Facts…

Herausforderung

  • Dokumente wurden verschickt oder auf gemeinsamen Laufwerken geteilt
  • Keine gleichzeitige Bearbeitung oder inhaltliche Suche möglich
  • Workflows über Papierformulare

Lösung 

  • Unternehmensweite Informationsplattform für alle
  • Newsbereich, Team- und Abteilungsbereiche
  • Dokumentenversionierung, -indizierung und Co-Authoring

Vorteile

  • Papierloser Workflow
  • Bessere Zusammenarbeit - besonders auch für Außendienstmitarbeiter
  • Kürzere Wege
Kategorien:  SharePoint 2013

Feb
15
SAVE THE DATE: Next Destination > SharePoint 2016 Productivity


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Die HATAHET Launchveranstaltung zu SharePoint Server 2016, Office 365 SharePoint Online und kombinierte Möglichkeiten mit Microsoft Azure

am 12.05.2016 im Schloss Wilhelminenberg, 1160 Wien

Am Donnerstag, den 12. Mai 2016 ist es soweit: Schnallen Sie sich an und reservieren Sie sich schon jetzt Ihren Platz auf einer spannenden Reise in unserem Business Productivity Jet. Die Route führt uns von SharePoint Server 2016 über Office 365 SharePoint Online zu Microsoft Azure.

Sobald wir die Flughöhe erreicht haben, werden sich bereits unsere Chef Piloten mit einem kompakten Überblick über neue Produktivitätsmerkmale von hybriden SharePoint Umgebungen an Sie wenden. Es wird auf Stärken von digital unterstützenden Produktivitätslösungen sowie deren Mehrwert für die neue Generation von Unternehmen eingegangen und was dies bedeutet.

In den folgenden Reiseabschnitten erfahren Sie dann gleich mehr technische Details über neue Funktionalitäten der neuen SharePoint Server 2016 Generation. Der Markt hat gezeigt, dass Umgebungen mit starker Datenintegration in lokalen Systemen nur mit hohem Aufwand in die Cloud abgelöst werden können. SharePoint Server 2016 ist die Lösung und ermöglicht eine bessere Integration von SharePoint On-Premises und SharePoint Online. Bestehende Investitionen können so beibehalten werden ohne auf die Neuerungen der Cloud zu verzichten.

Unsere erfahrenen SharePoint Flugberater begleiten uns in diese völlig neue hybride SharePoint Welt. Insbesondere wird auf hybride Möglichkeiten von MySite, Enterprise-Search und OneDrive for Business sowie auf Vorteile der jeweiligen Szenarien eingegangen.
Delve darf natürlich auf so einem Flug auf keinen Fall fehlen und wird nicht zu kurz kommen. Ein besonderes Augenmerk wollen wir auch auf die „Problemfälle“ InfoPath und SharePoint Designer legen, welche es nicht in einer 2016er Version geben wird. Aber keine Angst, dies wird uns nicht an einer sauberen Landung hindern und schon gar nicht daran, dass wir Ihnen sämtliche wichtige anderen Neuigkeiten zu SharePoint 2016 zeigen. Natürlich werden wir auf entsprechende Migrationsmöglichkeiten von SharePoint 2010 und SharePoint 2013 nach SharePoint 2016 nicht vergessen.

Kurz vor der Landung erhalten Sie noch eine schnelle Funktionsmatrix präsentiert, um die Unterschiede von SharePoint On-Premises, SharePoint IaaS und SharePoint Online sowie deren Kombination besser einschätzen zu können.
Nachdem wir dann pünktlich gelandet sind, können wir uns noch bei gutem Essen über weitere Reiseerfahrungen mit SharePoint unterhalten und Ihre persönliche Traumreise planen.

THEMENSCHWERPUNKTE
Wir arbeiten noch an der Reiseroute und an den Details zur Agenda, welche wir demnächst hier veröffentlichen werden. Wir können aber bereits folgenden Überblick zu den Themen geben:

  • Positionierung Microsoft Cloud Plattform und neue hybride Möglichkeiten
  • Productivity Mehrwert von SharePoint 2016 und Office 365 SharePoint Online
  • Überblick Neuerungen in SharePoint Server 2016 Technologie
  • Hybride Szenarien von SharePoint Server 2016 mit Office 365 SharePoint Online
  • Microsoft Azure in Zusammenspiel mit SharePoint Server 2016 Infrastruktur
  • Entwicklung von SharePoint Add-Ins für On-Premises, Office 365 und Azure
  • Migration nach SharePoint 2016

>> weitere Details und Informationen

>> hier gleich anmelden


Jän
12
Installation einer SharePoint Server 2016 Beta 2 Testumgebung mit Microsoft Azure (Single Server Farm)

Einleitung

Wir haben ja bereits über die Schaffung einer Basis Infrastruktur für eine SharePoint Server 2016 Umgebung mit Microsoft Azure berichtet und wollten dann noch auf die Installation der eigentlichen SharePoint Umgebung eingehen. Damals war die SharePoint 2016 IT Preview aktuell, nun ist es die SharePoint Beta 2 da. Somit ist dies der Teil 2 zum Blogeintrag Erstellen einer SharePoint 2016 Server IT Preview Testumgebung mit Microsoft Azure, Teil 1 - Die Basis.

Allgemeines zur Ausgangslage

In Microsoft Azure (mit der neuen "Azure Portal Oberfläche" geht das unheimlich schöne und schnell) wurden die folgenden u.a. Server implementiert. Dabei wurde eben wie im Blogeintrag Erstellen einer SharePoint 2016 Server IT Preview Testumgebung mit Microsoft Azure, Teil 1 - Die Basis beschrieben die Infrastruktur auf Basis von Microsoft Azure erstellt und das ISO-Image zu SharePoint Server 2016 Beta 2 herunter geladen und am Desktop des Servers srv-spf01-sp bereitgestellt.

Server Funktion Status
srv-spf01-dc Domain Controller, DNS Fertig installiert und konfiguriert (Domain: spf01.internal, NetBIOS: SPF01)
srv-spf01-sql SQL Datenbank für SharePoint Farm Fertig installiert und konfigurierter SQL Server
srv-spf01-sp SharePoint Server 2016 Single Server MinRole

SharePoint Server 2016 Beta 2 ISO-Image wurde auf Desktop geladen

Es ist so weit, die SharePoint Server 2016 Installation kann beginnen.

HINWEIS: Die genauen Voraussetzungen für die Server und Softwarekomponenten können Sie im TechNet Artikel Hardware and software requirements for SharePoint Server 2016 Beta 2 nachlesen.

SCHRITT 1 | Installation der SharePoint Server 2016 Beta 2 Software Prerequisites

Einfach das SharePoint Server 2016 Beta 2 ISO-Image am Desktop des Servers srv-spf01-sp mounten (rechte Maustaste) und splash starten und die Option "Install software prerequisites" auswählen…

Screeny002

… und dem Setup Wizard einfach folgen…

Screeny003-prerequisite01Screeny003-prerequisite02Screeny003-prerequisite03Screeny003-prerequisite04

… und fertig, ist ganz einfach Smiley

HINWEIS: Der Server wird mehrmals gestartet und der ganze Spaß kann schon ein wenig Zeit beanspruchen und natürlich kann man auch alles mit PowerShell & Co automatisieren.

SCHRITT 2 | SharePoint Server 2016 Beta 2 Setup ausführen

Nach der Installation der Software Prerequisites kann nun das SharePoint Server 2016 Setup ausgeführt werden, dazu im Splash (siehe Screenshot mit blauem Hintergrund oben) die Option “Install SharePoint Server” auswählen. Und schon startet der Setup Wizard und fragt wohin er den ganzen Spaß installieren soll…

Screeny004-install-setup02

…und dann wird auch schon installiert…

Screeny004-install-setup03Screeny004-install-setup04

…und am Ende der Setup Routine wird gefragt, ob man gleich mit dem “SharePoint Configuration Wizard” weiter machen will, und ja, wir wollen Smiley

HINWEIS: Und wer eine Pause machen will kann hier Schluss machen und den “SharePoint Configuration Wizard” auch gerne zu einem späteren Zeitpunkt aus dem Windows Start Menü wieder ausführen und genau hier weiter machen.

SCHRITT 3 | SharePoint Server 2016 Beta 2 Configuration Wizard ausführen

Und schon betritt der “SharePoint Products Configuration Wizard” die Bühne und wird uns bei der Konfiguration und Erstellung einer SharePoint 2016 Farm behilflich sein…

Screeny005-configurationwizard01

… es folgt eine Warnung dass ein paar Services bei der Konfiguration neu gestartet werden, also das ist in Ordnung, es besteht ja ohnehin keine andere Möglichkeit…

Screeny005-configurationwizard02

… folgende Bereiche werden dann abgefragt (siehe auch einzelne Screenshots unten für Details)…

  • Einer Farm beitreten oder neue Farm erstellen
  • Datenbank Server
  • Datenbank Name für SharePoint Konfigurationsdatenbank
  • Dienstkonto mit dem auf die Datenbank zugegriffen werden soll (=Database Access Account)*
  • Passphrase (für Farm Server “joins” benötigt)
  • SharePoint 2016 Server Rolle (MinRole, in unserem Bsp. Single Server Farm)
  • Zentraladministration Portnummer
  • Security Settings (NTLM/Kerberos)

*HINWEIS: In unserem Szenario ist das SPF01\svcspf01 und diese User hat alle Rechte (ist also Domain Admin) und wurde auch auf den SQL Server voll berechtigt (sysadmin). Wir implementieren hier eine Testumgebung und verzichten auf Security Details um “agiler” zu sein. Wer mehr über SharePoint 2016 Accounts für diesen Step wissen will, kann hier im TechNet konkret nachlesen.

Screeny005-configurationwizard03Screeny005-configurationwizard04Screeny005-configurationwizard05Screeny005-configurationwizard06Screeny005-configurationwizard07Screeny005-configurationwizard08Screeny005-configurationwizard09

… und wenn alles geklappt hat, die Erfolgsmeldung, das sollte dann so aussehen…

Screeny005-configurationwizard10

… und mit dem Click auf “Finish” geht es auch schon weiter.

HINWEIS: Und wer will, kann wieder Pause machen, den folgenden Farm Configuration Wizard kann man jederzeit aus der Zentraladministration im Menü “Configuration Wizard” aufrufen, und die Zentraladministration ist ja nun bereits am Server lauffähig *hurra*

SCHRITT 4 | SharePoint Server 2016 Beta 2 Farm Configuration Wizard ausführen

Weiter geht es im “Deployment” Programm Smiley ja, wir wollen helfen SharePoint besser zu machen…Screeny006-initialfarmconfig01

… und nun die Frage, ob man eben den Farm Configuration Wizard starten will, und ja wir wollen, also Click auf “Start the Wizard”…

Screeny006-initialfarmconfig02

…und nun erhält man einen Konfigurationsvorschlag für die SharePoint 2016 Service Applications und Services, den man auch entsprechend adaptieren kann, bevor installiert/konfiguriert wird…

Screeny007-initialfarmconfig04

HINWEIS: Als “Managed Account” haben wir bei uns wieder den bereits oben verwendeten Benutzer SPF01\svcspf01 verwendet, der eben Domain Admin ist und alle Rechte hat. Für eine echte Implementierung sollte das natürlich auf keinen Fall so sein. Wer mehr dazu wissen will kann dies in diesem Artikel nachlesen, so sollte man eben dann vorgehen.

Wir belassen für dieses Test-Szenario den Vorschlag des “Farm Configuration Wizard” und bestätigen dies durch einen Click auf “Next” und jetzt heißt es warten und warten…

Screeny007-initialfarmconfig05

HINWEIS: Was man sich immer dabei gedacht hat, this shouldn’t take long. *zwinker*

… und schließlich kann man eine SharePoint 2016 Site Collection erstellen, Eckdaten angeben und Vorlage auswählen (wir nehmen hier die Collaboration/Team Site Vorlage)…

Screeny007-initialfarmconfig06

… und dann *zwinker*…

Screeny007-initialfarmconfig07

…und schließlich haben wir es geschafft, für alle diejenigen die natürlich nicht eingeschlafen sind oder gar verzweifelt sind, es dauert halt ein bissl, aber nun…

Screeny007-initialfarmconfig08

… Hurra! Die SharePoint 2016 Beta 2 Farm “Spielwiese” ist mal fertig implementiert, hier der Beweis…

SharePoint Server 2016 Beta 2 Zentraladministration:

Screeny008

SharePoint Server 2016 Beta 2 Team Site (Site Collection):

Screeny009

…und wer meint, das dies wie SharePoint 2013 aussieht, ja und wer in die neueren Seiten von SharePoint “schnuppern” will, kann ja gleich mit einer hybriden Testumgebung beginnen.

Optionale Schritte | SharePoint Hybrid Features konfigurieren

Der nächste (optionale) Schritt wäre die Konfiguration der hybriden Features, sofern man seine SharePoint Server 2016 On Premise Umgebung mit Office 365 SharePoint Online verbinden will (Zentraladministration, Bereich Office 365)…

Screeny007-initialfarmconfig09

… doch das ist eine andere Geschichte für eigene weitere Blog-Artikeln.

Das wars mal, hope it helps a little bit Smiley

Also viel Spaß noch beim Arbeiten mit SharePoint Server 2016 Beta 2, Office 365 SharePoint Online und Microsoft Azure, letzteres macht besonders viel Spaß, wie ich empfinde.

GLG

Nahed Hatahet | nahed@hatahet.eu | powered by www.sharepoint-must-haves.eu


Nov
25
Rights Management in SharePoint

In den letzten Wochen habe ich mir etwas Zeit genommen um mir ein Thema anzusehen welches vor allem dann wichtig wird, wenn es darum geht seine oder die Daten Ihres Unternehmens, in SharePoint, vor denjenigen Augen zu schützen welche nicht dafür bestimmt sind. Viele Unternehmen haben für bestimmte Dokumente Compliance Richtlinien welche verhindern sollen dass Personen außerhalb dieses Compliance Bereichs unternehmensrelevante Daten erhalten. In Zeiten des globalen Datenaustausches und des freien Informationszuganges werden diese Arten von Sicherheitsthemen immer wichtiger.

Was kann SharePoint selbst?

Die erste Frage welche man sich hier stellt ist, was kann SharePoint selbst? Wer sich bereits mit SharePoint beschäftigt hat wird schnell verstehen wie die Berechtigungsstrukturen dieses Systems aufgebaut sind. Wir haben hier die Möglichkeiten sicherzustellen dass SharePoint Seiten nur von befugten Personen geöffnet werden können und auch, reglementieren ob bestimmte Bereiche des Unternehmens überhaupt auf diesen SharePoint zugreifen können. Die Permission Levels reglementieren ob Personen lesen schreiben oder administrieren können.

Aber an diesem Permission System gibt es ein Problem. Egal ob ich nun lesen schreiben oder administrieren kann, ich kann die Daten herunterladen, drucken, per mail versenden und eigentlich alles mit diesem Dokument tun was ich will, solange dies nicht im SharePoint passiert.

Wie Daten vor Weitergabe Schützen?

Was also tun? Wie schütze ich meine Daten vor Weitergabe? Microsoft stand vor demselben Problem wie wir es kennen. Als Antwort darauf entwickelten Sie, ursprünglich für sich selbst, ein Service mit dem Namen Active Directory Rights Management.

Wie setze ich es ein?

An dieser Stelle ein Hinweis, mit diesem Blog möchte ich keine Schritt für Schritt Anleitung für die Technische Installation von Rights Management bereitstellen, dafür gibt es bessere TechNet Artikel. Es geht mir vor allem darum zu erklären was es eigentlich ist und was ich damit machen kann.

Die Basis, auf der SharePoint sein Rights Management aufbaut ist das sogenannte Active Directory Rights Management ADRMS. Dieses wird mit der Domain verbunden und eingerichtet. Sobald dieses System aktiv ist kann man SharePoints Information Rights Management damit verbinden.

Somit ist das SharePoint IRMS nicht das eigentliche Rights Management, es ist eine Schnittstelle zu ADRMS, die technischen Einschränkungen geschehen nur dort.

Ist dieses System eingerichtet kann man Bibliotheken in SharePoint schützen.

image

Wie funktioniert der IRM Schutz?

Die Bibliothek welche von IRM geschützt wurde kann weiterhin von jedem Benutzer mit der entsprechenden Berechtigung angesurft werden. Ein Benutzer mit Bearbeitungsberechtigungen hat weiterhin keine Einschränkungen in der Bearbeitung. Jedoch kann (sofern es nicht explizit erlaubt wurde) ein Gast keine Daten mehr kopieren, er kann auch nicht drucken, das Dokument per Mail versenden oder einen Screenshot davon machen. Das heißt er hat keinerlei Möglichkeit mehr mit dem Dokument zu interagieren, er kann genau dass wofür er Berechtigungen hat: lesen.

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Wenn jemand Berechtigungen zum Schreiben hat, kann diese Person drucken, sie kann Daten auch kopieren, jedoch ist es für sie nicht möglich Daten an unberechtigte Personen weiterzugeben. Denn ab dem Zeitpunkt an dem das Dokument geschützt wurde, liegen die Berechtigungen am Dokument und nicht am SharePoint Element. Sie kann ein Dokument zwar per Mail schicken, aber der Empfänger das Dokument nur dann öffnen wenn er auch dazu berechtigt ist.

Was heißt das nun genau?

Wir wissen nun also was mit IRM möglich ist, aber wann verwende ich es und worauf sollte ich achten?

Dieses Service ist sehr mächtig aber es hat seine Tücken. Man muss sich bei dessen Einsatz immer bewusst sein das dieser Schutz absolut ist. Es gibt keine genaueren Konfigurationsmöglichkeiten und Unterscheidungen abseits von Lesen und Schreiben. Entweder die Person darf etwas mit dem Dokument machen oder nicht. Mehrere Custom Policies kann man leider nicht anlegen. Weiter muss man sich auch im Klaren sein, dass ein geschütztes Dokument nur mit gültiger Domain Kennung angezeigt werden kann. Ein Dokument kann beispielsweise von einer schreibend berechtigten Person an die andere weitergegeben werden. Hat jemand aber keine Berechtigung kann er das Dokument nicht öffnen, ist jemand nicht an die Domain angebunden kann er dieses Dokument ebenfalls nicht öffnen. Ein guter Schutz um Daten innerhalb des Unternehmens zu belassen, schlecht wenn ich Daten an externe Personen weitergeben muss.

Man kann noch viele weiter Infos zu diesem Thema schreiben aber dazu reicht leider dieser Blog nicht aus. Gerne aber Informieren wir bei weiterem Interesse zu diesem Thema.

Ich hoffe ich konnte einen kleinen Überblick über das wenig besprochene Thema IRM geben.

Bei Fragen einfach an sebastian@hatahet.eu

Beste Grüße

Sebastian


Nov
16
European SharePoint Konferenz 2015 – Wrap up Day 2+3

So werte Leser, wie versprochen folgen noch weitere Informationen zur, am Freitag zu ende gegangenen, European SharePoint Konferenz.

Zunächst einmal die wichtigste Info:

European SharePoint Konferenz 2016 – in VIENNA !!! Smiley

Somit können Sie sich nächstes Jahr selbst vor Ort ein Bild machen und den spannenden Vorträgen lauschen. Oder Sie lesen einfach wieder im Blog bei uns mit Zwinkerndes Smiley

One Drive for Busniess Roadmap

In der ersten Session des zweiten Tages habe ich mir die Neuerungen zu One Drive for Business und den dazugehörenden Client angesehen. Für diejenigen, die über einen Office 365 Tenant verfügen und damit auch im “First Release Program” dabei sind, haben vielleicht schon die eine oder andere Änderung bemerkt. Im Browser ist mittlerweile multiple Select und Drag & Drop innerhalb des Browserfensters möglich. Sie können also mehrere Files im Browser markieren und diese dann mit Drag & Drop in einen andern Ordner verschieben. Auch ein neues Preview Panel wurde schon implementiert.

Die wichtigste Neuerung für den Sync Client ist aber sicher die selective Synchronisationsauswahl. endlich kann man auf Ordner bzw. sogar Filebasis definieren, welche Elemente aus dem One Drive gesyncht werden sollen.

11.11.2015 11 00 Office Lens

 

SharePoint Deployments mit Powershell Desired State Configuration

An sich ein sehr interessantes Thema, wie man recht einfach SharePoint Farmen mit Hilfe von Powershell DSC aufbauen und auch aktuell halten kann. Leider gab es bei diesem Vortrag viele technische Probleme und so konnten alle Demos nicht durchgeführt werden.

Die Idee dahinter sieht vor, dass sich die SharePoint Server in regelmäßigen Intervallen Management Object Files von einem WebServer holen und somit die gewünschte Konfiguration kontrolliert wird und im Bedarfsfall auch angeglichen wird.

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Day 3

Am letzten Tag der Konferenz wurde die Keynote von Mike Fitzmaurice gehalten. Wie immer mit viel Witz aber auch sehr kritisch hat er sich Gedanken über die Zukunft von SharePoint gemacht.

12.11.2015 09 06 Office Lens

Vor allem die Herausforderung viele System unter einen Hut zu bekommen ohne sich groß Gedanken um Schnittstellen machen zu müssen war das zentrale Thema seiner Keynote.

mikefitz

SharePoint Performance Monitoring and Troubleshooting

Auch der zweite Vortrag von Donald Hessing, den ich mir auf dieser Konferenz angesehen habe, war ausgezeichnet. Es wurden Punkte definiert die prinzipiell bei Problemen einer SharePoint Farm immer zu kontrollieren sind.

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Und das betrifft nicht nur die SharePoint Server selbst, sondern auch angebundene System oder andere Komponenten.

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Neben den Standard Tools wie zum Beispiel ULS Viewer oder Fiddler wurde auch auf nicht so bekannte Tool ein wenig genauer eingegangen, die einem SharePoint Administrator das Monitoring aber auch die Fehlersuche vereinfachen können.

So kann man z.B. mit dem LogParser 2.2 die IIS Logs weit detaillierter analysieren und so auch Probleme mit Authentifizierungen oder Domain Controller Responses durchleuchten.

 

12.11.2015 10 36 Office Lens

 

Whats new in SharePoint Server vNext

Im letzten Vortrag den ich auf dieser European SharePoint Konferenz 2015 besucht habe wurden die Änderungen in SharePoint Server 2016 on Premises nochmals genauer betrachtet.

Leider waren hier nicht sehr viel neue Infos zu bekommen. Die meisten Features und Neuerungen wurden schon von Bill Bear auf der Ignite erzählt.

Allerdings wurde ein wenig Licht in die Angelegenheit rund um “Zero Downtime Patching” gebracht. Es gibt zwar noch keine detaillierten Informationen aber im Endeffekt sieht es so aus, das die Patches nicht mehr mehrere GB groß sein werden sondern in kleine MSI oder MSPs aufgeteilt werden, die dann auch wirklich im Live Betrieb installiert werden können, ohne die Server neu starten zu müssen, oder ohne dass das Portal offline geht.

 

12.11.2015 14 34 Office Lens

 

Alles in Allem muss ich sagen, dass ich heuer wirklich von der Qualität der Vorträge begeistert war und die Konferenz so für mich ein voller Erfolg war. Leider ist es mir nicht möglich hier alle Infos in Beiträge zu packen.

Gerne können Sie mich aber Kontaktieren um weitere Infos zu dem einen oder anderen Thema zu erhalten.

 

Damit beschließe ich nun die Berichterstattung aus Stockholm und hoffe, dass wir uns nächstes Jahr in Wien auf der European SharePoint Konferenz 2016 treffen.

 

so long

Ernst

Twitter: @ernsthanke

Mail: ernst@hatahet.eu


Nov
11
European SharePoint Konferenz 2015 – Wrap up Day 1

Gestern ging der erste Tag der SharePoint Konferenz in Stockholm zu Ende und ich muss sagen ich war von der Qualität der Vorträge positiv überrascht. Doch schön der Reihe nach Smiley

Wie in meinem gestrigen Blog Post schon Erwähnt, wurde während der Key Note der SharePoint 2016 *BETA 2* Release Termin veröffentlicht. Aber auch sonst war die Key Note gespickt mit Ankündigungen zu den unterschiedlichsten Produkten und deren Roadmap, wie z.B. One Drive for Business, SharePoint Online, One Drive for Business Client und natürlich auch SharePoint Server 2016.

Auf die Key Note folgte einer der inspirierensten (gibt’s das Wort überhaupt Smiley ) Vorträge auf einer IT Konferenz die ich in den letzten Jahren gehört habe. Vielleicht lag es aber auch nur an dem Vortragenden, Geoff Evelyn, der mit unglaublicher Überzeugung und Hingabe über die, mit sich rasch entwickelnder Technologie einhergehenden Probleme und Herausforderungen, referiert hat.

Re-engeneering the SharePoint Migration

Der erste wirkliche Vortrag, den ich mir für den ersten Tag ausgesucht hatte, beschäftigte sich mit Möglichkeiten SharePoint Farm Migrationen zu vereinfachen, bzw. eine Richtlinie für solche Migrationen zu geben. (Ich bitte die Qualität der Bilder zu entschuldigen, aber ich wollte nicht auf die offiziellen Slides warten, sondern ihnen so schnell wie möglich die neuesten Infos zur Verfügung stellen)

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Im Endeffekt wurde hier eine sehr feine Möglichkeit präsentiert, wie man mit Hilfe eines PowerShell Script Frameworks, Migrationen vereinfachen und auch teilweise automatisieren kann. Die bestehende SharePoint Farm Konfiguration kann ausgelesen und in ein XML File verpackt werden. Dieses XML File wird dann mit Hilfe eines PowerShell Scripts geparst und die neuen Settings für die SharePoint 2013 Farm werden automatisch geändert.

Output ist dann ein weiteres XML, das verwendet werden kann, um mit Hilfe der Codeplex AutoSPInstaller Solution, die neue Farm wie gewünscht installiert werden kann. Hervorzuheben wäre hier, dass auch bestehende Custom Solutions aus der alten Farm ausgelesen und automatisch in der neuen Farm deployed werden können.

Expanding User Profiles with line of business data

Das nächste Thema war wirklich sehr interessant, da sich hier mit SharePoint 2016 on premises einiges für SharePoint Administratoren ändern wird. Unter SharePoint 2010 und 2013 konnten, mit Hilfe der User Profile Service Application und des User Profile Synchronization Services (FIM), Benutzerdaten aus Line of Business Systemen in SharePoint Profile importiert werden.

FIM als solches wird es in SharePoint 2016 nicht mehr geben!! Als ich das gehört hatte, war ich zunächst begeistert, da FIM oft zu wirklich massiven Problemen geführt hat. Sei es die initiale Konfiguration oder aber auch das „am Leben erhalten“ J

Per Default gibt es in SP 2016 nur einen Active Directory Import um Benutzerinformationen aus dem AD zu synchronisieren, aber es gibt keine Möglichkeit, auch wieder Daten ins AD zu exportieren.

Wie soll man nun in der neuen SharePoint Version Benutzerinformationen aus anderen Systemen (z.B. HR-Datenbanken, SAP etc.) importieren?

Die Antwort darauf ist MIM 2016 (Microsoft Identity Manager 2016).

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Mit dieser Weiterentwicklung des Forefront Identity Managers kann man, von Active Directory über SharePoint, beliebige Line of Business Systeme anzapfen und Informationen in das User Profile Service von SharePoint importieren. Allerdings lässt dieses neue Tool auch einige Fragen offen:

· Wie ist das zu lizensieren

· Kann es auf einem SharePoint Server installiert werden, oder wird ein dedizierter Server benötigt

· Wie funktioniert das mit migrierten User Profile Service Applications

Closer Look at new cloud hybrid search solution

Für letzte Session des ersten Tages habe ich mir dann hybride Search Solutions ausgesucht, da wir aktuell auch einige Projekte dazu laufen haben und die Herausforderungen eines zentralisierten Index für mehrere SharePoint Farmen nicht so leicht zu bewältigen sind.

Ziel einer wirklichen hybriden SharePoint Suche muss es sein, nur genau EINEN Index zu haben, auf den dann alle Farmen zugreifen können, damit für den Endbenutzer immer das gleiche Suchergebniss mit dem gleichen Ranking und den gleichen Refinements zur Verfügung steht.

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Funktionieren wird das ganze mit Hilfe der Cloud Search Service Application. Diese ermöglicht die Verbindung von SharePoint 2013 und SharePoint 2016 Farmen mit dem O365 Tenant. Jegliche Suchanfrage eines Benutzers wird dann an den zentralen Online Index gestellt und somit wird, egal von welchem Portal aus auf die Suche zugegriffen wird, immer ein zentraler Index verwendet und das User Experience ist somit immer gleich.

Leider kann ich hier in unserem Blog nicht so sehr ins Detail gehen, wie ich das vielleicht gerne möchte. Aber ich freue mich natürlich über jede Anfrage zu den Themen.

Mein morgiger Blog Post wird sich dann mit den heutigen Sessions befassen und hier kann ich schon vorrausschicken das es sehr feine Neuerungen für One Drive for Business geben wird.

Also schauen Sie auch morgen wieder vorbei.

So long und sonnige Grüße aus Stockholm

Ernst

Twitter: @ernsthanke

Mail: ernst@hatahet.eu

Kategorien:  SharePoint 2016#ESPC2015

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